Spis treści
1. Cel i zakres
Procedura określa sposób przyjmowania, weryfikacji i realizacji żądań uprawnionych organów, w szczególności Policji, prokuratury i sądów, dotyczących usług Mingly. Jej celem jest sprawna współpraca przy ochronie bezpieczeństwa użytkowników i prowadzonych postępowaniach, z poszanowaniem prywatności oraz obowiązujących przepisów. Procedura nie przyznaje organom uprawnień szerszych niż wynikające z prawa.
2. Operator i kontakt
Operator Mingly i administrator danych: MINGLY KALISIAK KARNICKA SPÓŁKA JAWNA, z siedzibą pod adresem Domaniewska 37/2.43, 02-672 Warszawa, KRS: 0001263475, NIP: 5214178287.
Kontakt dla organów ścigania: kontakt@mingly.com.pl. Adres do oficjalnej korespondencji: Domaniewska 37/2.43, 02-672 Warszawa.
Za obsługę żądań odpowiada osoba upoważniona przez operatora. Skrzynka nie jest kanałem alarmowym ani nie zapewnia obsługi całodobowej. W sytuacji bezpośredniego zagrożenia należy skontaktować się z numerem 112.
3. Złożenie żądania
Żądanie powinno zostać przesłane w formie wymaganej przez właściwe przepisy, oficjalnym kanałem umożliwiającym weryfikację nadawcy. Powinno zawierać nazwę organu, dane i stanowisko osoby prowadzącej sprawę, dane kontaktowe do niezależnej weryfikacji, sygnaturę sprawy, podstawę prawną i wymagany dokument procesowy, opis żądanych danych oraz okres, którego dotyczą. Należy wskazać identyfikator umożliwiający odnalezienie użytkownika, np. adres e-mail lub numer konta, a także termin odpowiedzi. Jeśli sprawa jest pilna albo zawiadomienie użytkownika jest prawnie ograniczone, należy wskazać powód i odpowiednią podstawę prawną. Nie należy przesyłać zbędnych danych osobowych.
4. Weryfikacja i decyzja
Mingly rejestruje wpływ żądania oraz weryfikuje tożsamość nadawcy, uprawnienia organu, autentyczność dokumentu, podstawę prawną, zakres i właściwy termin wykonania. W razie wątpliwości kontaktuje się z organem przy użyciu niezależnie ustalonych oficjalnych danych kontaktowych. Samo użycie urzędowej domeny e-mail nie przesądza o autentyczności żądania.
Żądania niejasne, nadmiernie szerokie lub niekompletne są kierowane do doprecyzowania. Mingly nie ujawnia danych bez wymaganej podstawy prawnej. W sprawach budzących wątpliwości osoba odpowiedzialna uzyskuje pomoc prawną. Decyzja, jej uzasadnienie oraz zakres realizacji są dokumentowane.
5. Zakres dostępnych informacji
Mingly może przekazać wyłącznie dane rzeczywiście posiadane, objęte prawidłowym żądaniem i niezbędne do jego realizacji. W zależności od używanych funkcji i faktycznie zbieranych danych mogą to być dane konta i kontaktowe, informacje przekazane w profilu lub formularzach, historia usługi, dostępne informacje o płatnościach, zgłoszenia bezpieczeństwa i korespondencja znajdująca się w systemach Mingly. Dane techniczne, logi lub wiadomości są przekazywane tylko wtedy, gdy Mingly faktycznie je posiada.
Procedura nie oznacza, że wszystkie te kategorie są gromadzone. Mingly nie odtwarza danych, których nie posiada, nie gwarantuje odzyskania danych usuniętych i nie zapewnia organom stałego dostępu do kont ani systemów. Dane pozostające wyłącznie u operatora płatności wymagają odrębnego żądania do tego podmiotu.
6. Prywatność i dane szczególnie chronione
Każde udostępnienie podlega odrębnej ocenie prawnej. Mingly ogranicza zakres danych do niezbędnego minimum i zabezpiecza je przed dostępem osób nieupoważnionych. Jeśli żądanie dotyczy danych szczególnych kategorii, np. zdrowia lub orientacji seksualnej, albo danych dotyczących wyroków i czynów zabronionych, weryfikuje także szczególne warunki dopuszczalności ich przetwarzania. Samo powołanie się na współpracę z Policją nie zastępuje wymaganej podstawy prawnej.
7. Sprawy pilne
W przypadku wiarygodnie zgłoszonego bezpośredniego zagrożenia życia lub poważnego zagrożenia zdrowia sprawa otrzymuje priorytet po jej odebraniu. Organ powinien opisać zagrożenie, wyjaśnić pilność, wskazać dane niezbędne do interwencji i kontakt do osoby prowadzącej sprawę. Pilność nie znosi obowiązku weryfikacji nadawcy i podstawy prawnej, w tym dodatkowych wymogów dotyczących danych szczególnie chronionych. Mingly dokumentuje ocenę i podjęte działania.
8. Zabezpieczenie danych
Po otrzymaniu prawidłowego żądania zabezpieczenia danych lub ustaleniu innej właściwej podstawy prawnej Mingly zabezpiecza wskazane, dostępne dane przed rutynowym usunięciem lub zmianą, w zakresie możliwym technicznie. Okres zabezpieczenia wynika z właściwych przepisów lub wiążącego żądania; nie jest bezterminowy. Samo zabezpieczenie nie oznacza udostępnienia danych. Po ustaniu podstawy dalszego przechowywania stosowane są obowiązujące zasady retencji.
9. Przekazanie danych i termin odpowiedzi
Dane przekazuje osoba upoważniona, po zatwierdzeniu zakresu odpowiedzi. Mingly uzgadnia z organem bezpieczny kanał przekazania, odpowiedni do wrażliwości materiału, np. szyfrowany plik z hasłem przekazanym odrębnym kanałem albo właściwy system urzędowy. Odbiorca jest weryfikowany przed wysyłką.
Mingly realizuje żądania w terminach wynikających z przepisów lub wiążących dokumentów. Jeśli realizacja napotyka przeszkody, informuje organ i uzgadnia dalsze działania w granicach prawa. Procedura nie ustanawia własnego terminu, który zastępowałby termin ustawowy.
10. Organy zagraniczne
Żądania organów zagranicznych podlegają ocenie według właściwych przepisów, w tym zasad współpracy międzynarodowej oraz ochrony danych. Mingly sprawdza właściwy tryb, skuteczność żądania i, jeśli dotyczy, warunki przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Sam zagraniczny nakaz nie jest automatycznie wystarczającą podstawą udostępnienia. W razie potrzeby organ otrzymuje informację o konieczności wykorzystania właściwej drogi prawnej.
11. Informowanie użytkowników
Mingly ocenia obowiązki informacyjne wobec użytkownika zgodnie z właściwymi przepisami. Informacje są przekazywane w zakresie i czasie prawnie wymaganym. Jeżeli przepisy lub prawnie skuteczne rozstrzygnięcie ograniczają możliwość poinformowania użytkownika, Mingly stosuje to ograniczenie i dokumentuje jego podstawę. Procedura nie gwarantuje uprzedniego zawiadomienia o każdym żądaniu.
12. Rejestr i nadzór
Mingly prowadzi rejestr żądań obejmujący datę wpływu, organ i sygnaturę, wynik weryfikacji, podstawę decyzji, zakres zabezpieczonych lub przekazanych danych, odbiorcę, termin i sposób odpowiedzi oraz osobę zatwierdzającą. Dostęp do rejestru i dokumentacji mają wyłącznie osoby upoważnione. Dokumentacja jest przechowywana przez okres uzasadniony właściwymi obowiązkami i potrzebą wykazania prawidłowości działań, zgodnie z przyjętym harmonogramem retencji. Procedura jest przeglądana po zmianach prawa, usług lub sposobu obsługi żądań.
13. Wejście w życie
Data wejścia w życie: [data faktycznego przyjęcia procedury]. Aktualna wersja procedury jest dostępna na stronie: mingly.com.pl/wspolpraca-z-organami-scigania/.